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Das lernende Unternehmen
Der Wandel zur Informations- und Wissensgesellschaft in Verbindung mit einer sich rasch verändernden komplexen Geschäftsrealität rückt die Ressource Wissen und ihre ökonomische Nutzung immer mehr in den strategischen Fokus der Unternehmen.
Dies ist in erster Linie ein organisatorisches Thema. Aber in der heutigen Zeit direkt auch verknüpft mit der Frage nach der digitalen Umsetzung.
Praxis
Tag für Tag werden enorme Mengen an Daten erzeugt. Ausgetauscht werden diese in den verschiedensten Formaten und über diverse Kanäle.
Studien zeigen wichtige Trends der Datenhaltung auf:
80% Unstrukturierte Daten
80% aller Daten werden bis zum Jahr 2025 in einem nicht strukturierten Format gespeichert sein.
IDC - Global DataSphere Forecast
40% Produktivitätsdaten
Daten, die während der täglichen Arbeit entstehen, bilden mit 40% die am schnellsten wachsende Kategorie.
IDC - Global DataSphere Forecast
58% der Angestellten unzufrieden
58% der befragten Mitarbeiter geben an, dass der Wissensaustausch in ihrem Unternehmen verbessert werden sollte.
Statista-Studie
38% der Angestellten sehen Datenverlust
38% der befragten Mitarbeiter geben an, dass viele oder sogar alle Informationen verloren gingen, wenn sie sofort das Unternehmen ohne Übergabe verlassen würden.
Statista-Studie
Die 3 großen Bereiche
Damit Wissensmanagement ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit werden kann, ist die richtige Plattform mit den entsprechenden Tools für Dokumentenablage, Kommunikation und Enterprise Search entscheidend.
Integration
Damit Dokumente schnell und nahtlos da landen können, wo alle Zugriff haben, muss die Dokumentenablage mit allen Kommunikationstools integriert sein.
Genau das liefert Microsoft SharePoint mit seiner direkten Integration in Teams, Outlook und diverse weitere Microsoft 365 Apps.
Taxonomie
Damit Informationen gefunden werden können, sollte man sich nicht allein auf sprechende Dateinamen verlassen.
Stattdessen sollte die Ablage von Dokumenten direkt einhergehen mit einem automatischen Tagging durch KI und einem manuellen Tagging durch die Benutzer.
Deshalb sollten der Aufbau und die stete Erweiterung der Taxonomie fester Bestandteil des Wissensmanagements sein.
SharePoint und das integrierte Taxonomie-Management zusammen mit unserer KI-basierten taXonomy liefern hier Lösungen für eine Taxonomie, die mit den Anforderungen wächst.
Mit KI spielen
Geräteübergreifend
Informationen erreichen uns zu beliebigen Zeitpunkten.
Damit nichts untergeht, muss die Dokumentenablage von jedem Gerät aus verfügbar sein, welches wir gerade zur Hand haben, egal ob stationär oder mobil.
Wissensmanagement beginnt mit einer gesteuerten Dokumentation des vorhandenen operativen Wissens
Das Geschäftswissen eines Unternehmens ist sein intellektuelles Kapital, welches in keiner Bilanz erscheint, aber ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist.
Herrschaftswissen ist out. Das Geschäftswissen muss stattdessen externalisiert und dadurch kollektiviert werden. Dies ist das primäre Ziel eines Wissensprozesses, der auch auf das breite Dazulernen ausgerichtet ist. Denn nur explizit sichtbares, dokumentiertes Wissen kann als wichtige Ressource geteilt und weiterentwickelt werden.
Implizites, nicht-dokumentiertes Wissen ist dagegen immer abhängig von seinen jeweiligen Trägern. Es kann nicht als allgemein zugängliche Referenz dienen und auch kaum "gemanaged" werden. Verlässt ein Wissensträger dann das Unternehmen, ist das Wissen für das Unternehmen weg.
Das Unternehmen muss daher entscheiden, welche Informationen als relevant und wahr zu betrachten sind, damit zum Know-How des Unternehmens gehören und deswegen in der Wissensbasis gesichert werden müssen.
An die Stelle von Selbstorganisation müssen daher verbindliche Ziele und formalisierte Abläufe in vereinheitlichten Systemen treten.
Dies ist aber nicht gleichbedeutend mit einer zentralistischen Organisation. Denn Wissen entsteht durch die Kreativität der Menschen überall im Unternehmen. Die Organisation des Wissens muss daher auf die Einbeziehung und Befähigung der Führungskräfte und der Experten ausgerichtet sein.
Internalisierung - Persönliches Wissen steckt in den Köpfen Einzelner
Sozialisation - Verbreitung impliziten, operativen Wissens durch Austausch
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Externalisation - Wissen wird sichtbar und damit referenzierbar
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Kombination - Explizites Wissen kann verknüpft werden
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Wissen im Unternehmen richtig steuern
Wissensprozesse regulieren den Wissensfluss zwischen verschiedenen wissensintensiven operativen Geschäftsprozessen. Sie sorgen anhand von Wissenszielen gemäß der Gesamtstrategie dafür, dass Wissen bewertet, dokumentiert und verteilt wird. Die Art der Dokumentation von Unternehmenswissen kann dabei anhand von zwei Kategorien beschrieben werden:
Kodifiziertes Wissen
Dies entspricht dem, was man klassischerweise unter Dokumentation versteht. Hierzu zählen langfristig gültige Beschreibungen von Geschäfts- und Prozesszusammenhängen, Memoranden, Normen, Verfahrensanweisungen, Handbücher, How-Tos usw., deren Gültigkeitsdauer und Wichtigkeit den Pflegeaufwand rechtfertigen. In diesem Bereich finden häufig Wikis, Wissensdatenbankartikel, Dokumente und mehr oder weniger spezifische Formate wie z. B. angepasste SharePoint-Listen Anwendung.
Nicht kodifziertes Wissen
Stehen Aufwand und Nutzen der Dokumentation in keinem vertretbaren Verhältnis, ist eine explizite Dokumentation nicht nur unwirtschaftlich sondern auch schlicht unpraktikabel. Dies betrifft ausgerechnet das Expertenwissen, welches oft hochkomplex ist und gleichzeitig ständigen Änderungen aufgrund des technologischen Fortschritts unterliegt. Gerade das anwendungsbezogene Wissen ist zwar extrem wichtig, aber in diesem Spannungsfeld ist dessen Dokumentation mit Augenmaß zu bewerten.
Auch nicht-kodifiziertes Wissen, welches sich in verschiedenen primären Quellen aus operativen Prozessen verbirgt, kann dank moderner Technologien wie Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen gut als Wissensressource dienen. Dabei können die Inhalte mit sogenannten Cognitive Skills vorinterpretiert und mit Metadaten automatisch angereichert und in einer globalen Suche zur Verfügung gestellt werden.
Hürden, die der Vergangenheit angehören
- Produkt- und Prozessdaten sind nicht standortübergreifend oder vom Home Office aus zugänglich.
- Teams haben einen erschwerten persönlichen Informationsaustausch und -fluss
- Informationen über Produkte oder Prozesse werden nicht konsolidiert, und veraltete Informationen werden intern oder sogar extern ausgetauscht.
- Neue Informationen sind nicht verfügbar, was viele Unternehmen dazu zwingt, lediglich zu reagieren, statt zu agieren.
- Lange Lösungszeiten und niedrige Lösungsraten aufgrund einer fehlenden Wissensbasis.
Wir bieten Ihnen:
- Überführung von individuellem in kollektives Wissen
- Schaffung einer organisationalen Wissensbasis
- Vereinfachung der Nutzung gespeicherter Informationen.
- Bereitstellung verfügbarer Informationen in Ihren Prozessen.
Vorteile auf einen Blick
- Konsolidiertes Wissen im gesamten Unternehmen
- Schnellerer Service durch Automatisierung und KI
- Integration von Bots und Microsoft Teams zur schnellen und effizienten Lösungsfindung als eine neue Art des Self Service
- Schnellere und bessere Entscheidungswege
- Optimierung von OnBoarding- und Trainingsprozessen
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung durch die Wertschätzung von Wissen und Training